La Ley Estatutaria 1581 de 2012, impone la obligación de dar especial protección a los datos personales, y al tratamiento de los mismos, por parte de entidades públicas y privadas. En virtud de ello, la Fundación San Antonio emite la presente POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES, cuyo objetivo es el cumplimiento de las normas que rigen la materia.

La presente política debe ser aplicada por todos y a todos los trabajadores de la Fundación San Antonio y cubre los datos e información de los trabajadores de la Fundación, a los asociados del Fondo de Empleados de la Fundación San Antonio –FEFSA, a los estudiantes del GMMMC, personas vinculadas al Programa Redes (beneficiarios y trabajadores del Programa), los proveedores y contratistas de las tres instituciones, Padres de Familia y en general, la información y datos atinentes a todas las personas que suministren información como consecuencia de alguna relación, bien de tipo laboral, contractual o comercial, o respecto de aquellos que la Fundación San Antonio recabe información que sea objeto de protección de conformidad con lo establecido por las normas.

Para los efectos se establecen las siguientes directrices:

  • La Fundación San Antonio, no dará tratamiento a datos personales de ninguna persona, sin contar previamente con el consentimiento expreso del titular de los mismos, para lo cual obtendrá la autorización respectiva debidamente firmada, según se trate.

  • Para el cumplimiento de la ley y de la presente política, la Fundación San Antonio aplicará en lo que le corresponda, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y acceso y circulación restringida.

  • La información y datos personales se tratarán con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su adecuada custodia, evitando adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento, o manejo de ésta por parte de cualquier persona no habilitada para ello.

  • En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

  • Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

De conformidad con el giro normal de las actividades que desarrolla la Fundación San Antonio, FEFSA, el Programa Redes y el GMMMC, el tratamiento de datos personales que éstas realicen puede comprender, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o transferencia, la supresión de los datos y el registro de los mismos, en las plataformas que para ello disponga(n) la(s) autoridad(es) competente(s) en la materia.

Para efectos de la correcta aplicación de la presente Política, debe entenderse por:

  • Responsable del Tratamiento: toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Encargado del Tratamiento: toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Si bien la Fundación San Antonio es la responsable y encargada de toda la información y datos personales que recabe a través de sus diferentes Centros de Costo, al interior de la Institución se ha establecido que para efectos administrativos existe una responsabilidad por parte de los diferentes centros, de acuerdo al tipo de información de que se trate así:

  • Gimnasio Monseñor Manuel María Camargo: es responsable de la información relativa a estudiantes y exalumnos, padres de familia de estudiantes y de exalumnos, representantes legales de los menores, acudientes, y aspirantes a estudiantes.

  • Talento Humano de la FSA: es responsable de la información relativa a trabajadores, ex trabajadores, pensionados, candidatos a trabajadores. ØCentro Redes: es responsable de la información relativa a menores de edad beneficiarios del Programa Redes, ex beneficiarios, Padres de Familia de los beneficiarios y de los ex beneficiarios, representantes legales de los menores, acudientes y aspirantes a beneficiarios.

  • Sub Dirección Administrativa: es responsable de la información relativa a proveedores, contratistas, contratantes, y terceros con quienes la fundación tiene alguna relación de tipo comercial, económica o de otra índole.

Adicionalmente, el Fondo de Empleados de la Fundación San Antonio, es directo responsable de la información que recabe, obtenga, o le sea entregada respecto de los asociados al mismo.

Las responsabilidades aquí indicadas, no obstan para que se entienda que es igualmente responsable el Área de Sistemas de la FSA sobre el manejo, la administración, custodia y gestión del software, aplicativo y bases de datos empleadas para el tratamiento de los datos.

La Fundación San Antonio ha establecido el procedimiento para consultas y reclamos que el titular o causahabiente(s) de los datos personales entregados a la FSA debe adelantar, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales tratados por parte de la Institución, así como para revocar la autorización que ha otorgado. Las actividades del procedimiento se deberán ejecutar así:

Consultas

Estas pueden ser realizadas tanto por el titular del dato, como por su(s) causahabiente(s), acerca de la información personal que repose en cualquier base de datos de la(s) Institución(es), y ésta(s) está(n) en la obligación de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular, siempre que el causahabiente haya acreditado su condición de tal. El procedimiento a seguir es:

  • La consulta puede presentarse por escrito físico, o en medio electrónico; en este último caso dirigido al correo electrónico protecciondatos@fundacionsanantonio.org.

  • Será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba en el escrito físico, o el correo electrónico. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de este término, se informará al interesado el motivo de la demora, indicando la fecha en que será resuelta; en cualquier caso, el término total no podrá ser superior a quince (15) días contados a partir de la radicación de la solicitud.

  • La respuesta se suministrará de la misma forma en que fue realizada la consulta; si se hizo mediante comunicación escrita, la respuesta se remitirá a la dirección registrada por el interesado; si fue efectuada por correo electrónico, la respuesta se remitirá al correo electrónico que presentó la consulta, el cual se entenderá del titular del dato.

 

 

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, previa acreditación de la condición de causa habiente:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.